エクセルで顧客管理を行う4つの限界とその改善方法
2022年2月21日
エクセルでの顧客情報、商談情報などの営業データの管理を行っている企業も少なくないと思います。しかし、事業成長・人員拡大で取り扱う営業データが増加した場合に、営業データの管理に伴う課題が発生することがあります。
- ・担当者に確認しなければ最新の商談情報がどれか分からない
- ・リアルタイムにチームの活動状況が把握できない
- ・営業データに入力漏れやミスが度々発生している
- ・メンバーとの情報共有に手間がかかっている
- ・データが乱雑になっている
- ・最新情報をデータ化できていない
- ・メンバーの活動状況をリアルタイムに把握したい
上記のような課題でお困りではないですか？
今回はエクセルでの顧客管理で伴う課題とその解決方法をご紹介します。
目次
エクセルでの顧客管理で伴う主な4つの課題
・情報共有
成功事例や営業プロセス等の共有が難しい
どこに何が記入されているか分からないので口頭で聞く必要があったり時間をさいてしまう
・情報の正確性・保護
予期せぬデータの編集やファイルの紛失
次回の顧客訪問に向けて情報をまとめたが、ファイルがない・誰かに編集されている
・リアルタイム性
複数人で同時に編集したいが、記入した内容が消えているので個別管理になりがちになります。
・情報の質
複雑な管理項目や複数ファイルでの複雑な管理により、分析しにくいどの項目、ファイルを編集すべきか分からず煩雑になっており、過去の対応履歴や全体の進捗がみえなくなります。
エクセルでの顧客管理で伴うの課題の解決策
エクセルでの顧客管理における4つの課題を抱えていると、営業の属人化や業務の効率や質の低下が進みますが、それを改善出来るのがCRMと呼ばれる顧客管理ツールです。
CRMとエクセルの違い
エクセルとはマイクロソフト社が提供するデータの集計や分析、レポート作成が強みの表計算ソフトです。高い汎用性から、簡易的なデータベースの構築が可能なため、顧客管理として利用される場合もあります。一方、CRMとはCustomer Relationship managementの略で顧客情報を効率的に管理をするための１つの方法のことをいいます。企業の資産である顧客情報を一箇所に集積することで、様々な効果を発揮するのがCRMです。CRM とエクセルでは目的・強みが違い、Excelは数値データの集計・分析、CRMは顧客情報の一元管理を強みとしています。数値データの集計・分析が強みのエクセルでは顧客管理において課題が発生するのは当然のことといえます。
CRMを活用した顧客管理
・CRMでの情報共有
エクセルでバラバラに管理していた顧客情報・営業活動をCRMでは一箇所で管理することが可能になります。そうすることでAという案件について過去の成功事例を参考にしたいと思った時に類似案件の対応履歴を細かく見ることで次のアクションの参考になり、営業生産性の向上に繋がります。
・CRMでの情報の正確性・保護
操作権限のコントロールによる情報の保護をすることが可能です。また各営業担当がどの項目を編集が出来るか・自分のデータ以外は編集できないなどの設定ができます。その結果、CRMへ案件情報の記入をしてもデータは削除されず、前回の対応履歴も確認可能になります。
・CRMでのリアルタイムでの情報管理
複数人での同時編集、内容の保存による最新かつ正確な情報の確認が可能になります。CRMでは複数人が同時にデータの編集を行うことが可能で、常に最新の情報が確認出来ます。
・CRMで情報の質を向上
一元管理やデータ間の関連付けによる、次の一手に活かせる情報管理。情報を活用し、営業活動を改善したい、全ての情報をCRMに集約、全営業の対応履歴を確認、全体・個別の状況をリアルタイムで把握できるようになります。
まとめ
弊社はZoho CRMなどの販売を行う認定パートナーであり、Zoho 導入支援を行なっております。
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