【効率化】ChatGPTを活用した仕事術で生産性が劇的にUPする秘訣

こんにちは、BloomBase株式会社のブログ編集部です。

「ChatGPTって実際、どんな感じで仕事に活用できるの？効率化につながるの？」

上記の疑問に答えます。

というのも、「ChatGPTを使ったことはあるけど、うまく使いこなせない…」という人は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、

• ChatGPTの必要性
• 仕事でChatGPTを活用する事例
• ChatGPTの具体的な活用方法

をそれぞれ解説していきます！

なお、先にネタバレするとChatGPTは何でもできるわけではありません。
適切に活用することで仕事の効率化や生産性の向上を実現できます。

記事後半には、ChatGPTの意外な使い方も紹介していますので、お楽しみに。

ChatGPTを活用した仕事術で生産性を上げる秘訣

ChatGPTを活用することで、仕事の生産性を向上させることができます。

ChatGPTは、たくさんのデータを学習し、言葉の処理に特化したAIです。

そのため、ChatGPTをうまく活用することで、より効率的に業務を遂行することが可能になります。

例えば以下のシーンで使うことができます。

コーディングの支援

「jQueryで矢印付きのアコーディオンの実装コードを生成して」
という質問で下記の回答が返ってきました。

日本語→英語

「こんにちは、BloomBase株式会社のブログ編集部です。左記を英語にして」

Excelの関数を質問

「Excel 20230420を2023年4月20日にする関数を作って」

ChatGPTを活用した仕事効率化の必要性

ChatGPTは、AIの一種で、人工的に学習した多くの言語データを元に、自然な文章を作り出すことができます。

例えば、大量の文章作成や校正、翻訳、予測分析、オンライン会議の支援など、さまざまな作業を自動化することができます。

そのため、ChatGPTを活用することで、より生産的に仕事をこなすことができます。

ChatGPTを活用した仕事での活用事例

ChatGPTを活用した仕事での活用事例５つを紹介します。

• ①顧客対応の向上と効率化
• ②プロジェクト管理の最適化
• ③コンテンツ制作のクリエイティブ支援
• ④データ分析とレポート作成の効率化
• ⑤翻訳業務のサポートと品質向上

上記を深掘りします。

①顧客対応の向上と効率化

ChatGPTは、自動応答システムとして顧客対応に活用されることがあります。

ChatGPTを使うことで、迅速な対応ができ、顧客満足度の向上につながります。

②プロジェクト管理の最適化

プロジェクト管理においては、ChatGPTを使って、タスクやスケジュールを自動的に管理することができます。

また、進捗状況の報告やメンバーの連絡事項なども自動化することで、管理の効率化が実現できます。

③コンテンツ制作のクリエイティブ支援

コンテンツ制作では、ChatGPTを使ってタイトルやキャッチコピーを自動生成することができます。

また、文書の自動要約や、似たような文章を自動でまとめる機能もあり、制作作業をサポートします。

④データ分析とレポート作成の効率化

データ分析とレポート作成においては、ChatGPTを使って、大量のデータを自動処理することができます。

データから傾向を予測し、レポートの作成を効率化することも可能です。

⑤翻訳業務のサポートと品質向上

翻訳業務では、ChatGPTを使って自動翻訳することができます。

また、翻訳精度を高めるために、人手で修正しながらChatGPTを利用することもできます。

これにより、翻訳作業の品質向上と効率化が実現できます。

ChatGPTの活用方法とうまく使うコツ

結論、「以下の３つを満たした質問」が最適です。

• 概要を最初に書く
• 具体的な情報を伝える
• 文章の温度感を伝える

以下、具体的例になります。

例１

【悪い例】
「どんな映画が好き？」

【良い例】
「SF映画について教えてください。最近のおすすめの作品や、古典的な名作についても知りたいです。」

例２

【悪い例】
「パーティーでどんな料理を出すべき？」

【良い例】
「大人数のパーティーで提供する、簡単に作れるベジタリアン料理のアイデアが欲しいです。20人分くらいで、予算は5,000円程度です。」

例３

【悪い例】
「植物を育てる方法」

【良い例】
「初心者向けの観葉植物を育てる際の、水やりや日光の管理方法を教えてください。また、室内での育て方にもアドバイスが欲しいです。」

これらの例からわかるように、概要を明確にし、具体的な情報を提供し、文章の温度感を伝えることで、ChatGPTが理解しやすく、適切な回答を返すことが期待できます。

また、回答が不十分の場合は、不足情報を足すことでより有益な情報やアドバイスを得ることができます。

ChatGPTにおける3つの注意点

ChatGPTを活用する際には、以下の3つの注意点を押さえておきましょう。

• データセキュリティとプライバシー保護
• 高度な専門知識が必要な場合の限定的な活用
• 生成されたテキストの確認と修正

データセキュリティとプライバシー保護

ChatGPTを使用する際、個人情報や機密情報の取り扱いに注意し、適切なセキュリティ対策が施されているか確認しましょう。

高度な専門知識が必要な場合の限定的な活用

ChatGPTは多くの分野で活用できますが、専門性が高い分野では専門家の意見や確認が必要です。

生成されたテキストの確認と修正

ChatGPTが生成するテキストには不適切な情報や表現が含まれることがあります。

注意深くチェックし、必要に応じて修正しましょう。

意外な使い方でChatGPTが仕事を劇的に変える

ChatGPTは、従来の仕事スタイルを劇的に変える意外な使い方が盛りだくさんです。

例えば、

ビジネスミーティングでのアイデア出しをサポートすることができます。
状況や目的を入力することで、ChatGPTはさまざまなアプローチや斬新な解決策を提案してくれます。

社内研修や勉強会の資料作成にも活用できます。
ChatGPTに研修内容や参加者のレベルを伝えるだけで、理解しやすい説明や例題が生成されるのです。

スピーチやプレゼンテーションの練習にも役立ちます。
内容や状況をChatGPTに教えると、適切なフレーズや表現が提案され、より自然で説得力のあるプレゼンが実現できます。

これらの意外な使い方を試すことで、ChatGPTを活用した仕事の効率化がさらに進みます。

上記は、ChatGPTの可能性のほんの一部に過ぎません。

今後も新たな活用法が見つかるでしょう。

あわせて読みたい

デジタル化とは？メリット・デメリットと導入のコツ【おすすめツールも紹介】

デジタル化を成功するために必要なことや失敗しないためのコツも紹介しています。また、非IT企業でも使えるおすすめのデジタル化ツールも紹介していますので社内でデジタル化を検討されている方には、必見です。