Goolgeフォームを活用したシフト管理方法

近年では、働き方が変化していくなかで、業務効率・生産性の向上が注目を集めております。

会社にとってより高い効果を生み出してくれる業務効率化ツールの導入を検討する企業様も多いのではないでしょうか？

弊社でも多くのお客様から業務効率化を実現するためにどうすればいいのかと、

ご相談いただく機会が増えて来ました。

同じような課題をお持ちの企業様の参考になればと思い、今回は数あるご相談の中から「シフト管理の業務効率化」に焦点をあて、Googleフォームを活用したシフト管理方法をご紹介いたします。

これまでのシフト管理

ご相談者様は、100名ほどのスタッフさんに毎月シフト希望を伺い、シフト調整して、

決定のシフトをバックするという作業を、【紙の案内を作成し、郵送でやり取りする】という形で行っておられました。

【お店様の作業】

①シフト表の郵送

④シフト表の作成

⑤シフト表の郵送

【スタッフの作業】

②シフト希望表を記入

③シフト希望表の返送

お店様は紙の案内を一件ずつ100名ほどのスタッフさんに郵送されており、

シフト希望を提出するスタッフさん達は、届いた紙の案内にシフト希望を記入して返送されていました。

その後、返送のあったシフト希望を元にExcelでシフトを作成し、完成後に再度、

郵送するという業務が毎月のルーティーン作業でした。

Goolgeフォームを活用したシフト管理

では、Googleフォームを活用したシフト管理の業務フローは、

どのようになるのかご説明させていただきます。

【お店様の作業】

①シフト希望表のURLをメールで一括送信

③シフト希望の回答

④シフト表をメールで一括送信

【スタッフの作業】

②シフト希望の回答

googleフォームで作成したシフト希望表のURLをスタッフさんに対してメールの一斉送信を行います。

これまでの一件ずつ郵送するという業務がなくなり、作業時間を削減する事ができます。

スタッフさん達は、送付されてきたURLからシフト希望が回答できるので、

これまでのようなシフト希望表を返送するという工程もなくなります。

また、googleフォームに回答されたシフト希望はスプレットシートに自動で反映されるので、

そちらを活用してシフト表の作成ができるため、効率よくシフト表が作成できます。

作成後は、シフト表を再びメールで一括送信が可能なので、

ここでも郵送する業務時間が削減され、大幅に業務効率の改善が可能となります。

結果として、郵送の工程はなくなり、年間郵送費の数十万を削減することが可能になりました。

Googleフォームの実際の画面

シフト希望表

回答は自動でスプレットシートに反映

zoho campaignsを活用したメールの一斉送信

Zoho Campaignsを活用することで効率よくメールの配信をすることができるようになります。

Zoho Campaignsとは、企業のIT化・業務効率の向上をサポートする「zoho」と呼ばれるクラウド型ソリューションツールの中の一つです。

特徴としてはメルマガ配信・一斉メール配信をシンプルに低コストで行え、メールの配信結果を詳しく確認できるため、メールの反応や効果を確認しながらメール配信を続けられます。

また、見やすいレポートも充実しており、開封率・クリック率などメール配信の結果や反応が確認できるため、

シフト希望表のメールをスタッフさんが開封したかどうかなどを確認することができるので、適切なフォローが可能です。

Zoho campaignsについて詳しくは下記をご覧ください

https://www.zoho.com/jp/campaigns/

まとめ

弊社はZohoの販売を行う認定パートナーであり、Zoho 導入支援を行なっております。

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