【簡単】エクセルで顧客管理を行う方法とは？メリットやデメリットなどもご紹介！

こんにちは、BloomBase株式会社のブログ編集部です。

「これからのビジネスでは顧客管理が大切だと感じ、エクセルを活用して顧客管理を始めたいが、具体的にどう取り組むべきか分からない」

とお悩みの人がおられるかもしれません。

そこで本記事では、

• エクセルで顧客管理を行うための具体的な方法
• エクセルで効率的に顧客管理を行うための機能
• エクセルで顧客管理を行うメリット・デメリット

についてそれぞれ解説していきます！

エクセルで顧客管理をする方法とは？

エクセルで顧客管理を行う際には、大きく以下３つの手順があります。

顧客情報の管理項目名を決定する

データを入力する

データベース化する

それぞれ詳しく紹介します。

顧客情報の管理項目名を決める

まず、何のために顧客情報を管理するのか目的を明確にするのが大切です。

顧客管理の目的が販売促進であれば、顧客の趣味や購買履歴などの情報が必要になるかもしれません。

目的が明確になったら、次にどのような情報が必要になるかを洗い出します。

顧客の基本情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど）や、購買履歴、顧客の属性（年齢、性別、職業など）など目的に合わせて管理する項目を決めます。

名前を管理する場合、フルネーム、姓・名のように管理方法がいくつか考ることができますが、項目名を決めてからは、「フルネーム」から「姓」「名」に変えたりすると、情報の整理がしにくくなるので注意が必要です。

データを入力する

まず、データを入力する場所を決定します。どのセルにどのようなデータを入力するかをあらかじめ決めておくと、入力作業がスムーズに進みます。

次に、入力するデータの種類を決定します。エクセルで入力できるデータの種類には、数値、テキスト、日付、時間、書式化されたテキストなどがあります。入力するデータの種類によって、セルの書式を変更する必要がある場合があります。

データの種類を決定したら、実際にデータを入力します。セルをクリックしてから、入力したいデータをキーボードで入力することができます。データを入力し終わったら、変更内容を保存します。エクセルであれば、ファイルメニューから「保存」を選択することで、変更内容を保存することができます。

データベース化する

データベース化するためには、まず入力したデータをエクセルのテーブルに変換します。テーブルは、行と列から成るデータの集合であり、各行には1つのデータレコードが含まれます。

データを選択し、Ctrlキーを押しながらTキーを押します。すると、データをテーブルに変換するダイアログボックスが表示されます。テーブル形式を選択し、列の設定とテーブルの名前を設定したら、OKボタンをクリックしてテーブルを作成します。

エクセルでは、テーブルをシートごとに配置し、シート間で参照することでデータベースを構築します。データベースを構築することで、より効率的にデータを管理し、分析することができます。

エクセルで顧客管理をするなら活用すべき機能

エクセルは、ビジネスにおいて広く利用されている表計算ソフトウェアです。その中でも、顧客管理をするための機能が豊富であるため、多くの企業で利用されています。ここでは顧客管理をする際に活用すべきエクセルの機能を紹介します。

「ピボットテーブル」：データの集計結果をグラフ化

ピボットテーブル機能を使うと、複数のデータを集計して表にまとめることができます。例えば、商品別の売り上げと地域別の顧客数をピボットテーブルでまとめることで、各地域ごとの商品別の売り上げ比較が簡単にできます。

１、データのあるセル範囲を選択し、「挿入」タブの「ピポットテーブル」を選択します。

２、ピポットテーブルの作成先を選択する

３、フィールド名にチェック、軸の枠にフィールド名をドラッグ&ドロップを行いグラフを作成

これらの手順を使って、ピボットテーブルを作成し、データをグラフ化することができます。グラフを作成することで、データの傾向やパターンを視覚的に確認することができます。

ピボットテーブルを使ってグラフを作成すると、データの集計やフィルタリングを簡単に行うことができるため、より高度な分析が可能になります。

「重複チェック」で入力ミスを防止する

エクセルの「重複チェック」機能を使うとデータ入力時のミスを防止することができます。特定の列に重複する値があるかどうかを自動的に検出して、重複する値がある場合に警告を表示することが可能です。

１、重複チェックを行いたい列を選択する

２、「ホーム」タブ「条件付き書式」をクリック、「セルの強調表示ルール」の「重複する値」を選択

重複するデータが自動で表示されるようになります。

エクセルで顧客管理を行うメリット

エクセルは、シンプルに情報を処理できるため、顧客管理も簡単に始めることができるなどのメリットがあります。ここではメリットを３つご紹介します。

コストがかからない

エクセルは、Microsoft Officeに含まれるソフトウェアであり、一度購入すれば追加の費用がかからないため、コストがかかりません。また、クラウド上で利用する場合でも、インストールが不要であるため、コストを抑えることができます。

簡単にデータ管理ができる

エクセルは、表計算ソフトウェアとして非常に使いやすく、顧客情報を表形式で管理することができるため、データの入力や管理が簡単に行えます。また、普段の業務でもエクセルを活用されている方が多いので、新たに操作方法などを覚える必要もないのでスムーズに開始できます。

カスタマイズが自由自在

エクセルは、ユーザーが独自にカスタマイズすることができます。顧客管理用のシートを自分で作成することができるため、自分に合った形式でデータ管理を行うことができます。

エクセルで顧客管理を行うデメリット

エクセルでの顧客管理はメリットばかりではありません。デメリットについてもよく理解しておく必要があります。デメリットについても３つご紹介します。

ファイル共有が不便

エクセルファイルは、一度に1人しか編集できないため、複数の人が同時にデータを編集する場合には、ファイルの共有に不便さを感じることがあります。また、複数のファイルに分かれたデータを扱う場合には、ファイルの管理が煩雑になることがあります。

データの扱いに注意が必要

エクセルは表計算ソフトウェアであるため、大量のデータを扱う場合には注意が必要です。特に、データの削除や編集を繰り返すことで、データの整合性が失われる可能性があるため、十分な注意が必要です。

分析機能が限定的

エクセルには、フィルターやピボットテーブル、グラフなどの機能がありますが、大量のデータを扱う場合には限界があります。特に、複雑な分析や予測を行う場合には、別途データ分析ツールが必要になることがあります。

エクセル以外での顧客管理方法

ここまではエクセルでの顧客管理方法について紹介してきましたが、エクセルは顧客情報が多いと、データ入力・管理するのが大変な作業になってしまいます。顧客管理を効率よく行いたいときに役立つのがCRMツールです。ここではCRMツールについてご紹介します。

CRMツールは何ができるのかご紹介

CRMツールは、ビジネスにおける顧客情報の一元管理を可能し、その顧客情報を基に自動でメルマガを送るなど営業アプローチを効率に行うことができます。

顧客の基本情報はもちろん、購買履歴や問い合わせ履歴、関心のある商品・サービスなど、あらゆる情報をデータベース化して管理できます。

また、営業活動やマーケティング活動を効率化するための機能も充実しており、スケジュール管理やタスク管理、ターゲット顧客の抽出、メールマガジン作成、キャンペーンの実施などが容易になります。

さらに、CRMツールには分析・レポート機能が備わっているものが多く、顧客情報をもとにした売上分析や顧客動向分析、キャンペーン効果分析などが可能となります。

これらの機能を活用することで、効率よく顧客との継続的な関係を築き、ビジネスの改善点を把握することができます。

CRMツールなら「Zoho CRM」がおすすめ！

初めてCRMツールを導入するならZoho CRM がおすすめです。

Zoho CRMはインドに本社を置くzoho社からリリースされているツールであり、180ヵ国の約5,000万人のユーザーに利用されています。

Zoho CRMは顧客情報の管理や営業活動の効率化に特化した高機能なCRMツールで、カスタマイズ性の高さや多彩な連携機能、豊富なレポート機能などが人気の理由です。

リアルタイムな売上データを元に現状分析や戦略の見直しや、顧客情報を基にした適切な営業戦略を展開することができるようになります。

また、他のCRMツールと比較して、コストパフォーマンスに優れており、初期費用も低く抑えられるため、中小企業や個人事業主の方にも多く導入されています。Zoho CRMは高機能なCRMツールを低コストで利用したい人におすすめです

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