デジタル化とは？メリット・デメリットと導入のコツ【おすすめツールも紹介】

こんにちは、BloomBase株式会社のブログ編集部です。

「デジタル化は必要だと分かっているが、具体的にどう取り組めばいいのかわからない」

とお悩みの人は多いと思います。

そこで本記事では、

デジタル化とは何か、デジタル化のメリット・デメリットを紹介しつつ、デジタル化を成功させるために必要なこと

を網羅的に解説します。

この記事は以下の人におすすめ

• 「デジタル化による業務の自動化やデータの活用によって、コスト削減や業務の効率化を実現したい」
• 「会社や組織の業務が手作業や紙ベースで行われており、業務の効率化や生産性の向上に課題を感じている」
• 「デジタル技術を活用したビジネス戦略の策定が必要だと感じている」

この記事を読むことで、デジタル化によるメリットを理解し、適切なデジタル技術を導入することができます。

社内でデジタル化を検討されている方には、必見です！

デジタル化とは何か【今、注目されている背景】

デジタル化とは、一言でいうと、

「アナログをデジタルに変革すること」

現代社会においては、ビジネスや生活に欠かせない存在となっており、ビジネスのデジタル化が進むことで、企業の競争力向上や業務効率化が実現されると期待されています。

デジタル化を取り入れることで、社内の業務や日々の生活を変革することができます。

例えば、書類や手順を紙からデータに変えたり、オンラインでのやりとりや自動化によって業務の効率化を図ったりすることが挙げられます。

デジタル化とDX化の違い

デジタル化とDX化は似ているようで異なる概念です。

デジタル化は単に情報を電子化することを指すのに対し、DX（Digital Transformation）はデジタル技術を活用してビジネスプロセスや業務の改革を行い、新たな価値を生み出すことを目的とした取り組みを指します。

DXは、企業や組織のデジタル化がより進んだ段階で行われる戦略的な取り組みとなります。

「2025年の崖」の問題

「2025年の崖」とは、2025年以降、日本企業がDXを推進しない場合、毎年12兆円ずつの経済損失が生じる可能性があると、経済産業省が発表した「DXレポート」で記された言葉です。

最新のデジタル技術を使いこなし、新たなビジネスモデルを生み出すことが求められます。

参考：～IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開～

デジタル化の4つのメリット

デジタル化には多くのメリットがあります。

特に

• コスト削減
• 顧客情報の管理
• 業務の効率化
• 多様な働き方の実現

上記、4つの大きなメリットが挙げられます。

詳しく見ていきましょう。

コスト削減

デジタル化により、紙や印刷物などの物理的な媒体を減らすことができます。

また、データの保存や共有がオンラインでできるため、スペースや時間を節約できるため、経費の削減に繋がります。

顧客情報の管理

デジタル化により、顧客情報を簡単にデータ化・保存することができます。

これにより、情報の一元管理が可能になり、顧客に対してより迅速・正確な情報提供ができます。

また、CRM(顧客関係管理)システムを導入することで、顧客の嗜好やニーズを把握し、マーケティングの戦略に反映することができます。

CRMって何？という方は、CRMツールとは？？基本と導入メリットをわかりやすく解説で解説しています。

業務の効率化

デジタル化により、業務の効率化が実現できます。

例えば、業務に必要な情報や書類をスマホやタブレット端末から簡単にアクセスできるようにすることで、作業時間の短縮やミスの削減が可能になります。

また、業務プロセスの自動化により、生産性向上や人員不足への対応なども実現できます。

多様な働き方の実現

デジタル化により、場所や時間にとらわれない働き方が実現できます。

テレワークやフレックスタイムなどの柔軟な働き方が可能になり、従業員のワークライフバランスの向上や、企業の人材確保・定着に繋がります。

デジタル化の３つのデメリット

デジタル化には多くのメリットがありますが、同時にデメリットもあります。

特に次の3つのデメリットに注意する必要があります。

• 技術の更新・導入費用
• セキュリティーリスク
• 組織内の変化に対する抵抗

これらのデメリットについて詳しく解説していきましょう。

技術の更新・導入費用

デジタル技術は日々進化しており、最新の技術を導入する必要がありますが、そのためには一定の費用が必要です。

また、導入後も定期的なアップデートやメンテナンスが必要になります。

しかし、定期的なアップデートやメンテナンスにおいて、必要な範囲内で対応することで、コストを抑えることができます。

セキュリティーリスク

デジタル化によってデータや情報がネットワークを通じて共有されるようになりますが、そのために情報漏えいやハッキングなどのセキュリティリスクが発生する可能性があります。

特に、個人情報などの重要な情報を扱う場合には、十分なセキュリティ対策が必要です。

組織内の変化に対する抵抗

デジタル化は組織内の業務プロセスや文化、人々の働き方を変える可能性があります。

このため、従来の方法に慣れ親しんでいる人々にとっては変化に対する抵抗があることがあります。

特に、組織文化や風土によっては、変化を受け入れることが難しい場合があります。

デジタル化を成功させるために必要なこと

デジタル化は、多くの企業にとって既に必要不可欠な課題となっています。

しかし、ただ単に導入するだけでは、真の意味でのデジタル化は実現できません。

ここでは、デジタル化を成功させるために必要なポイントを紹介します。

ビジネスプロセスの改善

デジタル化により、既存のビジネスプロセスを見直し、より効率的かつスピーディーなプロセスに再構築することが必要です。ビジネスプロセスの再構築は、ビジネス全体を変革させ、新しい価値を生み出すことができます。

例えば、自転車を例に挙げます。

自転車に新しいパーツや技術を導入することで、より効率的に進みやすく、快適な走行体験が得られるようになります。

同様に、ビジネスプロセスの再構築によって、ビジネスの効率性や生産性が向上し、新たな付加価値を生み出すことが可能です。

従業員の教育・トレーニング

デジタル化には、新しいシステムやツールの導入が必要となります。

しかし、それらを使いこなすことができるのは従業員です。

従業員には、デジタル化に必要なスキルを習得できるよう、適切な教育やトレーニングを提供することが求められます。

セキュリティ対策の強化

デジタル化に伴い、扱うデータ量が増えることで情報セキュリティ上のリスクが高まることがあります。

そのため、セキュリティポリシーの策定やシステムの導入、定期的な監査や検証などが必要とされます。

同時に、従業員の教育やトレーニングにも注力し、セキュリティ対策の意識を高めることも重要です。

これらの対策は、ビジネスを守る上で欠かせない役割を担っています。

顧客情報や販売データの活用

デジタル化によって膨大な量のデータが得られるようになります。

この顧客情報や販売データを活用することで、より効果的なマーケティングやビジネス戦略の策定が可能となります。

データの分析による改善点の発見や、新たなビジネスチャンスの発見にも繋がるため、データの活用は必須です。

■顧客情報の場合

顧客の行動パターンを理解することで、商品やサービスの改善やターゲットの絞り込みができます。

■販売データの場合

販売データの分析によって、売上高の予測や在庫管理の最適化など、経営戦略の決定に役立ちます。

以上、デジタル化を成功させるために必要なことを紹介しました。

これらのポイントを適切に実行することにより、企業は効率的なビジネスプロセスの構築、従業員のスキル向上、セキュリティ対策の強化、そしてデータの活用によるビジネス戦略の最適化が可能となります。

デジタル化の導入で失敗しないための３つのコツ

デジタル化は企業にとって不可欠な課題である一方で、導入がうまくいかない場合も多々あります。

そこで、デジタル化の導入で失敗しないためには、以下、３つのコツがあります。

• デジタル化を導入する目的を明確にする
• 小さく始める
• 従業員にデジタル化の参加を促す

デジタル化を導入する目的を明確にする

デジタル化を導入する前に、何を達成したいのか、どのような目的があるのかを明確にすることが重要です。

例えば、生産性の向上やコスト削減など、明確な目的がなければ、どのようなシステムやツールを導入したらよいのか、またそれらをどのように活用すればよいのかがわかりません。

同様に、顧客満足度の向上を目的とした場合は、CRMシステムやSNSを活用することが重要となります。

そのため、デジタル化を導入する前に、目的を明確にし、その目的に合わせた計画を立てることが重要です。

小さく始める

デジタル化は大規模な変革を伴うため、導入時には失敗する可能性があります。

そのため、導入の初期段階では、小さな範囲で試験的に導入することをおすすめします。

このように、小さなプロジェクトから始めて徐々に拡大していくことで、リスクを最小限に抑えながら、デジタル化の導入を成功させることができます。

従業員にデジタル化の参加を促す

デジタル化は、システムやツールの導入だけでなく、従業員の働き方やビジネスプロセスの変革も伴います。

そのため、従業員がデジタル化に参加し、積極的に改善点を提案したり、新しいアイデアを出したりすることが重要です。

従業員がデジタル化に参加することで、変革の意識が高まり、デジタル化の導入をよりスムーズに進めることができます。

おすすめのデジタル化ツール【非IT企業でもOK】

近年、ビジネスにおいてデジタル化が進む中、非IT企業でも手軽にデジタル化を導入することができるツールが増えてきました。

その中でも、多機能で使いやすく、非IT企業でも簡単に導入・利用できる「Zoho」がおすすめです。

「Zoho」は、ビジネスに必要な機能が網羅されているクラウドサービスで、CRM（顧客管理）、SFA（営業支援）、人事管理、財務・会計など、あらゆる業務に対応しています。

さらに、低価格で利用できるため、中小企業や個人事業主など、予算の限られたビジネスでも導入しやすくなっています。

また、カスタマイズも自由度が高く、自社の業務に合わせて機能の組み合わせやデザインの変更が可能です。

Zohoは、総合的な業務効率化やデジタル化を進めたい企業にとって、使いやすく、優れたコストパフォーマンスを持ったおすすめのデジタル化ツールです。

Zohoの機能をもっと知りたい方は、Zoho CRMの機能をご紹介で解説しています。

【まとめ】デジタル化のメリット・デメリット

デジタル化のメリット・デメリットからデジタル化を成功させるために必要なこと・おすすめツールまで深掘りして解説しました。

デジタル化により、業務プロセスの効率化やコスト削減、顧客情報の管理を得ることができます。

また、DX化が進む現代において、デジタル化を進めない企業は競争力の低下や存続の危機に直面する可能性があります。

本記事で紹介した、「Zoho」は、IT知識がなくても簡単に導入できるためデジタル化のハードルは低いです。

この機会にぜひ、導入をご検討ください。

今回は、以上です。